辞职信的基本结构通常包括日期、收信人称呼、正文和署名。撰写辞职信时，要信的右上角写上日期，然后下一行中写上收信人的名称和职位。如果是正式信函，右对齐的形式更加美观。接着是打招呼的部分，通常可以用“尊敬的xxx”开头。正文部分应简洁明了，明确表明辞职的意图、原因和工作日期。要以礼貌的方式结束信件，比如“谢谢您的理解”或“祝好”，并签署自己的名字。部分公司可能对辞职信有特定格式要求，撰写前查阅相关规定也是明智之举。
辞职信中，使用正式、礼貌的语言非常重要。可以选择“我希望通知您我决定辞去我的职位”开头，随后简要说明辞职的原因，例如“由于个人原因”或“我将追求其他职业机会”。表示对公司和同事的感激之情也是不可或缺的，像“我非常感谢这里工作的机会”和“这里我学到了很多”都是常见的表达方式。辞职信尽力保持积极的语气，即使因不愉快的经历而辞职，也可将焦点放未来的希望和对过往经历的感激上，减少负面情绪的传达。
辞职信发送后，后续处理同样重要。离职的几天，应尽可能完成手头的工作，做好交接，同时向同事和上司表达感谢。保持职业网络联系也值得重视，可以LinkIn等职业社交平台与同事保持联系。即使已经离职，也应关注公司动态，以备将来有再合作的机会。发送辞职信时，切忌社交平台上发布过于情绪化的言论，保持职业素养是维护职业形象的关键。离职并不是工作的终点，而是职业生涯新的起点。
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